Continue feedback: een recept

Als we het over continue feedback hebben, dan roept dat niet meteen een feeststemming op. Feedback is een beladen woord en wordt ook wel gelinkt aan kritiek. Tweemaal per jaar feedback ontvangen in een functionerings- en beoordelingsgesprek is nog te dulden, maar continu? Dat moet anders. Daarom delen we vandaag een recept voor succesvolle continue feedback die smaakt naar meer. En zoals bij elk recept geldt: voeg je eigen ingrediënten toe, vervang ingrediënten met wat je al in huis hebt en blijf proeven.

Ingrediënten continue feedback

De hoeveelheden zijn per persoon verschillend. Kies wat bij jou en bij de ontvanger past:

• Luchtigheid
• Bevestiging
• Kern
• Eerlijk op de inhoud
• Zorg voor de mens

Luchtigheid

We starten het gerecht ‘continue feedback’ met luchtigheid. Waar de formele gesprekken als beoordelen en functioneren nogal zwaar op de maag liggen, is dat met continue feedback juist niet zo. Het is een luchtig gerecht. Om lucht te creëren, kunnen de volgende technieken ingezet worden:

• Relativeer: we zijn wel eens geneigd om ons werk en de dingen die we doen heel belangrijk te vinden. Continue feedback gaat juist over dagelijkse dingen. Als daar iets fout gaat is dat meestal geen ramp van grote proporties. Relativeer dus.
• Vind het leuk: als het goed is, vind je je werk leuk. Feedback geven hoort daarbij. De ander kan het echt wel hebben. Sterker nog: feedback helpt die persoon om het werk beter of makkelijker uit te voeren. Heb er dus plezier in
• Humor: gebruik ook een beetje humor. Neem niet alles te serieus. Neem de dingen serieus genoeg, maar overdrijf niet. Humor helpt om feedback luchtiger te maken.

Bevestiging

Zodra de luchtigheid in het gerecht zit, wordt het tijd om bevestiging toe te voegen. Wist je dat de meeste mensen helemaal niet weten of wat ze doen ook goed is? Bevestig daarom de dingen die mensen goed doen. Dan gaan ze er meer van doen. Doe dat continu. En zie je iets wat niet goed gaat? Stip het aan en bespreek situaties waarin dit juist wél goed ging: wat deed de medewerker toen?
Oh ja: voorbeeldgedrag helpt natuurlijk ook. Het gedrag wat je wenst, laat je natuurlijk zelf ook zien. Goed voorbeeld doet goed volgen.

Kern

Als we feedback geven die minder positief is, zijn we geneigd veel woorden te gebruiken. Zie woorden als zout: het is nodig om het gerecht op smaak te brengen, maar teveel zout verpest het gerecht. Bereid feedback altijd even voor: wat wil je nu zeggen? Dat kan in één zin, zonder komma’s.

Eerlijk op de inhoud

Wees eerlijk op de inhoud: een ingrediënt dat vaker gebruikt wordt, maar lang niet altijd goed. Want eerlijk op de inhoud gaat verder dan ‘niet liegen’. Wat voorbeelden:

• “Ik denk dat wat ik zag niet altijd leidt tot verbeteringen die ik denk dat er nodig kunnen zijn” zeggen we, we bedoelen: “ik vind dat deze aanpak niet leidt tot de nodige verbeteringen”.
• “Ik vind het niet altijd fijn als je te laat komt, want soms heb ik weer afspraken erna, die in het gedrang komen, maar ik begrijp natuurlijk dat je er ook niet altijd iets aan kunt doen” zeggen we, we bedoelen: “ik vind te laat komen niet acceptabel. Als er een goede reden voor is, laat je die op tijd weten”

De eerlijkheid proberen we te verbloemen, vaak om de lieve vrede te bewaren. Maar zachte heelmeesters…

Zorg voor de mens

Zeker als er bij ons zelf een emotie ontstaat zoals irritatie of boosheid, vergeten we nog wel eens de mens tegenover ons. Toch is het belangrijk om daar oog voor te hebben. Dat hoeft niet met tissues en peptalks. Het zit in kleine dingen. Is je feedback niet positief? Dan kan het al helpen als je zegt: “ik vind het vervelend om het je te moeten zeggen”. Of: “Ik begrijp dat dit niet leuk is om te horen”. Doe dit wel altijd ná de boodschap die je over brengt.

Eet smakelijk!

Wij wensen je veel plezier met het samenstellen van de continue feedback. We hopen dat het je zal smaken en dat je het nog vaak in zult zetten. Hulp nodig bij het samenstellen van dit gerecht? Kijk dan eens bij onze training ‘continue feedback geven’.