Moderne gesprekscyclus: 7 bouwstenen

De traditionele gesprekscyclus is ooit in het leven geroepen als oplossing voor managers die anders geen of geen goede gesprekken voerden. De moderne gesprekscyclus gaat er juist vanuit dat managers wél gesprekken voeren in de normale uitvoering van het werk. Bij het invoeren van een moderne gesprekscyclus wordt dus allereerst een kwaliteitsslag gemaakt in de reguliere gesprekken buiten de formele gesprekscyclus om.

Deze regulieren gesprekken worden niet maar twee of drie keer per jaar gevoerd, maar continu. Het idee hierachter is dat een jaar te lang is om duurzame doelen op te stellen. Daarnaast is het vaststellen van doelen, eenmalig de voortgang bespreken en vervolgens een beoordeling onvoldoende om te kunnen sturen op een goede afloop. Een doel kan meerdere malen bijgesteld worden en de uitvoering ervan wordt vaker dan eenmalig gemonitord. Deze continuïteit zit wederom in de reguliere, regelmatige gesprekken die plaats vinden tussen managers en medewerkers. We noemen dit de continue dialoog.

Naast de reguliere gesprekken, is er nog een formele gesprekscyclus voor alle onderwerpen die niet tijdens het reguliere werk aan bod komen. Dat zijn bijvoorbeeld:

• Reflecteren:
  • Doelen, het dagelijkse werk overstijgend
  • Eigen ontwikkeling
  • Kernwaarden
• Duurzame inzetbaarheid & vitaliteit

Waar de traditionele gesprekscyclus vooral terugkijkt en een oordeel over het functioneren centraal stelt, stelt de moderne gesprekscyclus ontwikkeling centraal. Want het verleden kunnen we niet meer veranderen, maar de toekomst wel. Doordat ontwikkeling gaat over de toekomst, is het inspirerend en motiverend. Voor zowel de medewerker als de manager.

Een veelgehoorde klacht over de traditionele gesprekken is dat het teveel eenrichtingsverkeer is. Dit hoor je van medewerkers én van managers. Bij de moderne gesprekscyclus staat eigenaarschap van de medewerker centraal. Wanneer een medewerker zelf eigenaar is van zijn doelen en ontwikkeling, vergroot dit de kans op goede resultaten.

Vaak wordt de modern gesprekscyclus in één adem genoemd met ’het goede gesprek’. Wat dit precies is, is niet duidelijk. Voor The People Skillz Company betekent het goede gesprek vooral een maatwerk gesprek: het is afgestemd op de manager, de medewerker en de huidige situatie. Daar hoort geen vast formulier bij. Het nadeel van zo’n formulierloos gesprek, is dat het lastiger is voor managers en medewerkers om dan zelf te bepalen wat een goed gesprek is. Toch zijn zij degene die het beste weten hoe het goede gesprek er op dat moment uit zou kunnen zien. Deze maatwerk gesprekken vereisen dus een hoge mate van professionaliteit van zowel de manager als de medewerker.

Vraag een willekeurige medewerker over zijn ontwikkeling en je hoort iets in de trant van ‘ik moet verbeteren in …’. Ontwikkeling zien mensen als iets waar je niet goed in bent. In de moderne gesprekscyclus gaan we uit van focus op talent. Dit betekent niet dat alleen maar besproken wordt waar iemand al goed in is, maar ook hoe iemand dit beter in kan zetten en ervoor kan zorgen dat hij niet in valkuilen stapt. Vaak wordt hier het model van Ofman over de kernkwadranten voor gebruikt.