De gespreks­cyclus

Als we het hebben over de gesprekscyclus dan bedoelen we daarmee de formele gesprekken die medewerkers en managers jaarlijks met elkaar voeren. Doordat dit beleid vaak door HRM gemaakt wordt, wordt het ook wel de HR-gesprekscyclus genoemd. Er zijn diverse varianten in omloop, maar de meest voorkomende is nog steeds de traditionele:

• In het begin van het jaar een plannings- of doelstellend gesprek
• In het midden van het jaar een functioneringsgesprek
• Aan het einde van het jaar een beoordelingsgesprek

De laatste jaren is er steeds meer aandacht voor de gesprekken tussen medewerkers en managers. De belangrijkste drijfveer hierachter is het ongenoegen onder managers en medewerkers over de traditionele gesprekken. Zo blijkt uit onderzoek dat:

• 90% van de HR managers de beoordelingsgesprekken kwalitatief slecht vindt
• 95% van de managers ontevreden is over de jaarlijkse cyclus
• 66% van de medewerkers vindt dat hun prestaties er door verslechteren.

Dit terwijl het de organisatie veel tijd en dus geld kost. Deze inzichten zorgen ervoor dat organisaties op zoek gaan naar een andere invulling, of de cyclus juist afschaffen.

Er is niet alleen onderzoek gedaan naar wat er niet werkt, ook is er onderzocht wat dan wel een goede gesprekscyclus kan zijn. Hier is geen eenduidig antwoord op te geven, maar er zijn wel een aantal kenmerken die het succes bepalen:

1. Een continue dialoog
2. Waarbij er een kwaliteitsslag gemaakt wordt in de reguliere gesprekken
3. De formele gesprekken overstijgen de dagelijkse werkzaamheden
4. Focus op ontwikkeling en de toekomst
5. Eigenaarschap bij de medewerker
6. Maatwerk in gesprekken
7. Focus op talent

Wil je hier meer over weten? Lees onze blog over de 7 bouwstenen van een moderne gesprekscyclus

Waarom zou je eigenlijk een moderne cyclus willen? Kun je niet gewoon stoppen met de oude? Er zijn organisaties die dit inderdaad doen. Een belangrijke voorwaarde is dat het niveau van de reguliere gesprekken tussen managers en medewerkers hoog is. Maar ook dan wil je als organisatie waarschijnlijk dat er jaarlijks toch een aantal onderwerpen aan bod komen, die anders in de waan van de dag verloren gaan. Een moderne gesprekscyclus is dan een goed idee. Als je deze goed uitvoert, zal je op organisatieniveau de volgende voordelen ontdekken:

• Medewerkers presteren beter en daarmee de organisatie
• Medewerkers zijn duurzaam inzetbaar en de organisatie is wendbaarder
• Het verloop onder medewerkers gaat omlaag, wat een kostenreductie met zich mee brengt
• Het ziekteverzuim gaat naar beneden doordat medewerkers betrokkener zijn

Een moderne cyclus is geen standaard gesprekscyclus. Deze is op maat gemaakt voor de organisatie. Voorbeelden van gesprekken zijn:

• Het ontwikkelgesprek
• Het reflectiegesprek
• Gesprekken over werkgeluk of werkplezier
• Stip op de horizon gesprekken

Wat is eigenlijk de rol van HRM? In de traditionele cyclus was dat vooral najagen en leidinggevenden aanspreken op het voeren van gesprekken. In de moderne variant heeft HRM een ondersteunende rol: het helpen van leidinggevenden en medewerkers om de gesprekken goed vorm te kunnen geven. Natuurlijk zit daar ook een stukje bij om het levendig te houden zodat het top of mind blijft. Maar meer dan bij de traditionele, is de moderne gesprekscyclus van de leidinggevenden en medewerkers zelf.

Gaan een gesprekscyclus en beoordelen nog samen? We zien in de traditionele gesprekscyclus beoordelen een dominante plek innemen. Dit is bij uitstek het gesprek waar de meeste medewerkers ontevreden over zijn. Ze worden gescoord op vooraf vastgestelde onderdelen en die scoring is vaak niet naar wens. Ook is er nauwelijks ruimte voor eigen kwaliteiten en talenten.

Maar hoe dan wel? In een moderne gesprekscyclus staat ontwikkeling centraal en niet het functioneren. Functioneren wordt wel besproken, maar op het moment wanneer het er toe doet: in de reguliere gesprekken. Beoordelen kan dan daarom losgelaten worden. Dit hoeft overigens niet.

Vaak zien we organisaties een tussenstap nemen wanneer ze overstappen naar een moderne variant en dus het beoordelen in stand laten. De reden hiervoor ligt vaak in de veiligheid: zodra je aan beoordelen zit, zit je (soms ook) aan beloning. En wijzigingen daarin maakt een nieuwe vorm van gespreksvoering onveilig voor veel medewerkers.