Coachcafé: budgetvriendelijke mogelijkheid

Marielle Nijsten

Hoe maak je coaching op een laagdrempelige manier beschikbaar voor alle medewerkers in de organisatie? Het is Mariëlle Nijsten* gelukt: met een beperkt budget heeft zij de afgelopen jaren honderden medewerkers verder geholpen in hun ontwikkeling. Deze ervaring is de moeite waard om te delen: zodat jij als L&D/HRD-professional na het lezen van dit interview óók op deze laagdrempelige wijze een grote impact kan maken in de organisatie.

Dit is het tweede artikel in de reeks ‘omgaan met kleine budgetten’. Het eerste artikel lees je hier. Laat hiernaast jouw emailadres achter om als eerste het volgende artikel te ontvangen.

* Mariëlle Nijsten maakt als Interne Coach onderdeel uit van het Learning & Development team binnen Royal HaskoningDHV. Hiernaast heeft ze een eigen coachpraktijk waar zij professionals begeleid in hun ontwikkeling.

 De crisis: het geld was op, maar de behoefte voor ontwikkeling bleef

Het was 2011. De crisis vierde hoogtij. In de organisatie van Mariëlle was dit goed te merken. Medewerkers kregen nog maar mondjesmaat de handen op elkaar voor hun ontwikkeling. Met het hele L&D team werd gezocht naar alternatieven. Om medewerkers te blijven ondersteunen in hun ontwikkeling.

Als interne coach weet Mariëlle hoe hoog de drempel kan zijn voor medewerkers om in aanmerking te komen voor coaching. Dit is niet alleen een kwestie van kosten. De drempel naar een coach is ook hoog omdat een coachtraject meestal een aantal maanden serieuze aandacht vraagt. Daarom bedacht Mariëlle het coachcafé: een vorm van coaching met een grote impact. Daarbij waren er drie vereisten:

• Laagdrempeligheid
• Gratis deelname
• Beperkte kosten voor de organisatie

Het verloop van een coachcafé

“Een coachcafé: wat moet ik me daarbij voorstellen?”

Mariëlle: “Een coachcafé is de mogelijkheid om op een laagdrempelige manier kennis te maken met coaching en aan het denken gezet te worden over je eigen ontwikkeling. Dat werkt als volgt. In het coachcafé staat telkens één thema centraal, verdeeld naar drie subthema’s. Elk subthema wordt in een ronde van 45 minuten behandeld. Aan elke ‘cafétafel’ zit een coach met drie deelnemers. Samen gaan ze in gesprek over het subthema. Al coachend worden de deelnemers aan het denken gezet en verwerven ze nieuwe inzichten. Niet alleen door zelf gecoacht te worden, maar ook door te leren van de andere deelnemers aan tafel. Als de ronde is afgelopen volgt er een korte pauze, waarna ronde twee start. Deelnemers zoeken dan een andere tafel op, met een andere coach. Zo wordt het thema en met name hun eigen ontwikkeling verder uitgediept.”

Een coachcafé met een beperkt budget

“Maar dat is toch nog steeds best duur? Een coach kost al gouw een paar honderd euro per avond.”

Niet op de manier van Mariëlle: “Alle coaches doen vrijwillig mee. Dat kost dus niets. Nou ja, als waardering geven we elke coach een bedankje. Dat kost ons – met ons beperkte budget – zo’n vijftien euro per coach. Coaches vinden het fantastisch. In alle jaren dat we het organiseren heb ik maar één coach gehad die niet op vrijwillige basis mee wilde doen.” Zelf doet Mariëlle – die interne coach is – ook mee: “Ook vrijwillig. Want mijn uren als interne coach moet ik gewoon doorbelasten. Dit doe ik dus in eigen tijd. En mezelf geef ik geen cadeau, dat scheelt weer!”.

“Wat kost het dan wel?”

“In een café hoort natuurlijk een drankje . En – nadat het coachcafé een succes bleek te zijn – kregen we toestemming voor een diner. Dat moet ook wel: voor zowel coaches als deelnemers was het niet prettig om op een lege maag diepgaande gesprekken te voeren. Binnen onze organisatie moeten wij na 20.00 uur zelf de kosten van de beveiliging op ons nemen. In totaal hebben we een budget van € 700,-. Zonder de beveiliging zou dat niet eens nodig zijn.” Met ruimte voor 25 deelnemers kost een coachcafé dus nog geen 3 tientjes per deelnemer. Een peulenschil als je de resultaten ziet!

De doelgroep van een coachcafé

“Voor we over de resultaten beginnen, voor wie is een coachcafé eigenlijk?”

“Dat verschilt per thema. Meestal is een thema voor een bepaalde leeftijdsgroep relevant, maar het kan ook zijn dat de doelgroep een bepaalde rol of functie binnen de organisatie is.”

“Kun je een voorbeeld noemen?”

“Twee jaar geleden organiseerde ik een coachcafé met het thema ‘Verandering’. Er speelde veel in de organisatie en daar sloot dit thema dus goed op aan. We hebben toen de leeftijdsgroep 28-35 jaar uitgenodigd. Die ervaren vaak veel veranderingen thuis: samenwonen, een nieuw huis, kinderen. Maar het is ook een tijd waarin je stil staat bij je eigen carrière: doe je nog wel wat je leuk vindt? Wat is je volgende stap? De keuze was goed: er bleek veel behoefte te zijn binnen deze groep aan een coachcafé.”

Duurzame inzetbaarheid bevorderen via het coachcafé

“Wat was je meest succesvolle coachcafé ?”

Dit was ongetwijfeld het coachcafé voor 55 plussers. “We organiseerden een coachcafé voor deze doelgroep, maar konden daar maar beperkt over communiceren. Toch ging het aantal inschrijvingen echt door het plafond: voor maximaal 25 plekken hebben we meer dan 200 aanmeldingen gekregen. Mensen waren echt teleurgesteld dat ze niet mee konden doen. We hebben daarom meerdere coachcafé’s met dit thema georganiseerd: de vierde starten we in het voorjaar.”

Resultaten van het coachcafé

“Klinkt goed, maar… wat zijn nu de resultaten? Voor de deelnemers? En voor de organisatie?”

“Deelnemers lopen naar buiten en denken: dit zijn echt mooie vragen die ik mezelf kan stellen. Ze worden echt aan het denken gezet. Ze staan meer in hun kracht als het gaat om hun werk. We krijgen regelmatig te horen: ik ga morgen meteen naar mijn leidinggevende en om het hier over te hebben. En het helpt de leidinggevende weer om zijn medewerkers beter in te zetten. Dat is ook meteen het resultaat voor de organisatie: leidinggevenden zien dat hun medewerkers na een coachcafé niet alleen stappen willen zetten in hun ontwikkeling, maar ook concrete handvatten hebben hóe ze dat kunnen doen”.

Drie gouden tips voor het organiseren van een succesvol coachcafé

“Oké, een coachcafé is dus duidelijk een goed idee. Maar wat zijn nou de drie belangrijkste acties om het zo succesvol te laten zijn?”

Mariëlle: “Mijn eerste advies is om met professionele in- of externe coaches te werken. Het coachcafé vraagt vanwege het groepsgebeuren en de relatief korte tijd veel van de coaches. Het is hard werken maar geeft naar verhouding ook veel voldoening.”

“Daarnaast is het essentieel om één thema te gebruiken. Nodig bij dit thema de juiste doelgroep uit. Als laatste is een goede sfeer essentieel. Hou het laagdrempelig door een informele sfeer. Veiligheid voor deelnemers borgen we doordat managers niet uitgenodigd worden: zij krijgen hun eigen coachcafé. Ook stippen we bij de deelnemers aan dat het succes voor iedere deelnemer afhangt van de veiligheid. Hoe klein ook, informatie wordt dus niet gedeeld in de organisatie.”

Abonneer en ontvang als eerste de volgende artikelen in deze reeks

Dit is het tweede artikel in de reeks ‘HRD: omgaan met klein budgetten’. Het eerste artikel lees je hier. Wil jij als eerste de volgende artikelen ontvangen? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief.