On the job training: de 3 belangrijkste elementen

Misschien vreemd, maar ik schrijf niet vaak over mijn klanten en de projecten die ik daar doe. Toch voel ik al geruime tijd de drang om aan mijn huidige project een artikel te wijden.  

Voor een producent van windturbines ben ik de afgelopen maanden druk bezig geweest met een groot on the job trainingsprogramma om hun Russische klant de kennis en ervaring over te dragen op het gebied van windturbine productie. Kort gezegd: hoe bouw je een windmolen?

Nu wist ik als onderwijskundige nog niet zoveel van het bouwen van windmolens. Daar werd ik dan ook niet voor gevraagd. Wel om het trainingsproject te begeleiden. En dat is een groot (onderwijskundig) feest. Het is namelijk een langdurige on the job training (>10 weken) met een zeer groot technisch component. In dit artikel deel ik graag mijn belangrijkste leermomenten met je op het gebied van drie belangrijke onderdelen in het project: het programma, de trainers en de rol van de L&D professional.

1. Het programma

In essentie is het programma van een on the job training heel simpel: breng het werkproces in kaart en je basis voor de training staat. Dit doe je door het werkproces uit te schrijven en vervolgens op te delen in pakketjes. Elk pakketje is een stap in het werkproces dat als eenheid te beschouwen valt. Deze pakketjes zijn op hun beurt de hoofdonderdelen van de training.

Ons on the job programma in concept

De tweede stap is om per pakket in kaart te brengen welke subonderdelen geleerd moeten worden. Het doel is niet om volledig te zijn, maar om een beeld te krijgen van het soort werkzaamheden, de benodigde materialen en de omvang in tijd. De samenwerking met een expert is hierbij essentieel: iemand die het werkproces op z’n duimpje kent. Dit kunnen ook verschillende experts zijn voor de verschillende onderdelen.

De derde stap is het plannen van de onderdelen: afhankelijk van de inhoud van datgene wat geleerd moet worden is dit makkelijk of moeilijk. In mijn geval was dit het meest ingewikkeld: we waren afhankelijk van de materialen (lees: generatoren in verschillende stadia van productie) om de training on the job te kunnen geven. Want zonder materialen kun je niet werken. En dat is essentieel voor een on the job training. We hebben daarom het programma afhankelijk gemaakt van de productie. Hierdoor was de volgorde van de training niet altijd optimaal (immers, je wilt de trainees graag de stappen in de normale volgorde leren), maar zonder materialen zou de training minder leerzaam zijn.

Tips voor het on the job trainingsprogramma

Misschien een open deur, maar het trainingsprogramma wordt voor 80% gemaakt door degene die het te leren werk uitvoeren. Betrek daarom vanaf moment één de juiste mensen bij het ontwikkelen van het programma. Wie dit zijn hangt af van datgene wat centraal staat in het programma. Voor mij waren dit de twee productieleiders.

Mijn tweede programma-tip is: hou het trainingsprogramma zo simpel mogelijk. Doe niet te moeilijk over het formuleren van leerdoelen of verschillen tussen kennis, capaciteiten, vaardigheden, etc. Houd de namen van de productie- of werkprocessen aan: deze hoeven niet tot in groot detail uitgewerkt te worden. Zo spreekt iedereen dezelfde taal en is meteen duidelijk wat het resultaat van de training moet zijn: het zelfstandig kunnen uitvoeren van taak x of y.

 Mijn derde tip: maak het programma flexibel. Dit kun je allereerst doen door niet alle uren vol te plannen. Voor iedere 36 leeruren volgens de planning, namen we 40 uur op in het programma. Zo duurde elke stap ongeveer 10% langer dan we dachten dat nodig was. Zo loopt het programma niet meteen spaak als een bepaald onderdeel langer duurt dan verwacht. En het is makkelijker om een paar uurtjes die over zijn te vullen met nuttige herhaling van eerdere programmaonderdelen dan andersom.

Daarnaast kun je het programma flexibel houden door niet te ver vooruit te plannen, vooral niet als je programma afhankelijk is van een productieproces wat niet waterdicht is. Voor mijn huidige project hebben we nooit meer dan twee weken tegelijkertijd gepland. Dit heeft ons veel tijd bespaart, doordat we makkelijker wijzigingen in de productie konden opvangen in het trainingsprogramma.

2. De trainers

De trainers bij een on the job programma zijn de medewerkers die het werk ook daadwerkelijk uitvoeren. Oftewel: de specialisten. Nu zijn dat lang niet altijd ervaren trainers. Maar juist een specialist kan het werkproces van begin tot eind goed uitleggen en begeleiden. Door boven de stof te staan, kan iemand niet alleen zelf het werk goed uitvoeren, maar het ook overbrengen aan anderen.

In het begin van het programma was ik van plan om al die specialisten op te gaan leiden op het gebied van leren, didactiek, trainen, coachen, etc. Ik had grootse plannen en was helemaal in mijn element. Toch kwam ik van een koude kermis thuis. Toen ik de mensen zelf vroeg waar ze behoefte aan hadden, was dat eigenlijk helemaal geen training voor zichzelf. Ik kwam er achter dat ik de on the job ‘training’ veel groter maakte dan nodig was. De specialisten vonden het vrij normaal om anderen te helpen om het werk onder de knie te krijgen en zagen geen nut in opleidingen in didactische principes.

Uiteindelijk werkte het daarom veel beter om het programma en de trainers laagdrempelig te benaderen. Specialisten werden gevraagd om bepaalde onderdelen op zich te nemen en wie zich hier niet senang bij voelde gaf dit aan. Slechts een paar specialisten vonden het spannend. De oplossing was wederom geen training: bij de één was het voldoende om een collega mee te laten kijken, bij de ander liep ik als trainingscoördinator de eerste uren mee.

Mijn eigen leerproces

Tips over de on the job trainers

Hoe dichter bij de training , hoe spannender het wordt voor de trainers. Plan daarom vlak voor de start (een paar dagen van tevoren) een korte afspraak in met alle trainers die op het programma staan om alles nog even door te spreken. Het plannen van de afspraak kun je natuurlijk ruim van tevoren doen: zo weet iedereen dat er een moment is waar ze op terug kunnen vallen.

3. De L&D-professional als begeleider

Als L&D professional heb je lang niet altijd verstand van de inhoud van het on the job trainingsprogramma. Dat is ook niet nodig, maar oprechte interesse in de inhoud gaat wel bijdragen aan het resultaat. Zo zal je programma beter worden als je zelf ook begrijpt waar het om draait: wat zijn de lastigste onderdelen om te leren? En welke onderdelen zijn juist makkelijker? Is er verschil in uitvoering van het werk tussen verschillende medewerkers? Zelf heb ik ook de handen uit de mouwen gestoken: vol trots kan ik zeggen dat er straks een windturbine in Rusland staat waar ik een héél klein beetje aan mee heb geholpen.

Als L&D professional speel je niet alleen een rol in het samenstellen van het programma en de coördinatie. Ook tijdens de uitvoering van het programma blijf je een belangrijke spin in het web. Door regelmatig aanwezig te zijn bij de training, de trainees en de trainers krijg je mee welke onderdelen meer tijd vergen of wat juist sneller kan. Zo kun je vooruitlopend op het verdere programma al wijzigingen aanbrengen die een verbetering zijn.

In mijn eigen project merkte ik dat het voor de specialisten die de onderdelen trainden niet altijd even makkelijk was om hulp te vragen. Hadden ze bepaalde gereedschappen of materialen nodig? Dan stonden ze vaak zelf in het magazijn, al dan niet gestresst omdat hun groep trainees ook nog ergens bezig was of juist stond te wachten. Door telkens bij te springen op dit soort momenten, raakten de trainers meer vertrouwd met mij en waarvoor ze bij me terecht konden. Zo konden ze zich 100% focussen op de training en de trainees.

Een andere belangrijke taak van de L&D professional is de communicatie over het programma: niet alleen de trainers en trainees moeten weten waar ze aan toe zijn, er zullen meer betrokkenen zijn in het project. Denk bijvoorbeeld aan HR, teamleiders, de rest van het team, het secretariaat, etc. Plan hiervoor een regelmatig terugkerende afspraak in met alle betrokkenen. Juist door het hebben van zo’n regelmatig overleg vergeet je niet om datgene te communiceren wat belangrijk is.

Tot slot

Ga je binnenkort beginnen met een on the job trainingsprogramma? Dan hoop ik dat je wat aan bovenstaande tips hebt. Heb je zelf nog meer tips? Laat ze achter in de reacties hier onder!

Vaker van dit soort artikelen ontvangen in je mailbox? Abonneer je dan op de maandelijkse HRD-Update door hier je emailadres achter te laten: