Performance management cyclus: 6 onmisbare onderdelen

De Performance Management Cyclus komt voor in vele verschijningen. Andere namen zijn bijvoorbeeld:

• De gesprekscyclus
• De HR-cyclus
• De POP-cyclus

Wat ze allemaal gemeen hebben is dat het gaat om (formele) gesprekken tussen managers en medewerkers die op een bepaalde volgorde gevoerd worden, waardoor de ‘cirkel’ na een jaar weer rond is en opnieuw doorgelopen wordt.

Nu duidelijk is wat we bedoelen, is natuurlijk de vraag wat een moderne Performance Management Cyclus is. Daar is niet een eenduidig antwoord op te geven. Want een moderne Performance Management Cyclus is er vooral één die afgestemd is op de organisatie, de werkzaamheden en de mensen. Toch zien we een aantal kenmerken terugkomen die iedere moderne cyclus bevat. Zo is deze ontwikkel- en toekomstgericht, in plaats van gericht op afrekenen. Daarnaast is er sprake van tweerichtingsverkeer in plaats van een eenzijdig gesprek waarbij de leidinggevende in de lead is.

Welke onderdelen mogen niet ontbreken in een moderne Performance Management Cyclus? In ieder geval de volgende zes niet:

1. De continue dialoog
2. Het ontwikkelgesprek
3. Reflectie & feedback
4. Een proactieve rol van de medewerker
5. Vertrouwen
6. Een duidelijke link met de strategische organisatiedoelen

Er bestaat een grote misvatting over de continue dialoog. Volgens sommigen is de cyclus zelf de continue dialoog. Toch klopt dit niet. De continue dialoog zijn de reguliere gesprekken die tussen managers en medewerkers plaats vinden. Denk aan BiLa’s, koffiezetapparaat gesprekken, teammeetings, etc. We noemen dit continue omdat deze op regelmatige basis plaats vinden. Het is een dialoog omdat het tweerichtingsverkeer is.

De Performance Cyclus staat hier niet los van, maar het zijn wel andere gesprekken. Dit zijn de formele gesprekken die ook gevoerd worden tussen manager en medewerker, maar dan op een minder regelmatige basis. En zeker niet continu. In deze gesprekken komt ter sprake wat niet in de continue dialoog besproken wordt. In de continue dialoog ligt de focus op de dagelijkse werkzaamheden en de korte termijn, in de Performance Management Cyclus nemen we afstand van de korte termijn en kijken we of we nog met de juiste dingen bezig zijn. Beiden varianten moeten natuurlijk van goede kwaliteit zijn.

Ondanks dat ontwikkeling natuurlijk ook een gespreksonderwerp is binnen de continue dialoog, mag in de formele cyclus het ontwikkelgesprek niet ontbreken. Praten over prestaties uit het verleden leidt geenszins tot betere resultaten in de toekomst. Praten over ontwikkeling wél. Daarom is een ontwikkelgesprek, waarbij we de korte termijn even loslaten, een essentieel onderdeel in elke moderne Performance Management Cyclus. En vergis je niet: een goed ontwikkelgesprek is lastiger dan het lijkt.

Reflectie en feedback zijn twee krachtige instrumenten om de prestaties onder medewerkers en teams te verbeteren. Het mag dan ook niet ontbreken in de Performance Management Cyclus. Feedback vindt vaak plaats binnen de continue dialoog, doordat feedback het meest effectief is op het moment dat het er toe doet. Dit geef je niet nog eens een aantal weken of maanden later. Reflectie is meer op z’n plaats in de Performance Management Cyclus. Daarin wordt teruggekeken naar het verleden, om te bepalen wat de vervolgstappen in de toekomst zijn. Het verschil tussen feedback en reflectie is goed samen te vatten in:

• Feedback: doen we de dingen goed?
• Reflectie: doen we de goede dingen?

Een reflectiegesprek is een goed alternatief voor een beoordelingsgesprek. Onderzoek heeft namelijk al meermalen aangetoond dat het beoordelingsgesprek niet werkt.

Waar vroeger de rol van de medewerker bestond uit de vraag ‘hoe vind je zelf dat het gaat’ en het eenmaal per jaar feedback geven aan de manager, verwachten we in de Performance Management Cyclus in deze tijd veel meer van de medewerker. We hebben het daarbij vaak over regie en eigenaarschap, met name als het gaat om de ontwikkeling van een medewerker. Een medewerker die eigenaar is van zijn eigen ontwikkeling, heeft grotere kans op succes dan een medewerker die geen regie hier over neemt. Dit is best logisch, maar is in de praktijk toch nog lastig. Want niet iedere medewerker neemt de regie. Wat doe je dan als leidinggevende? En ook niet iedere leidinggevende geeft de regie: wat doe je dan als medewerker?

Misschien wel het meest essentiële onderdeel van een moderne gesprekscyclus: vertrouwen. Want zonder vertrouwen kan een medewerker geen eigenaarschap nemen. Daarnaast is de moderne Performance Management Cyclus niet zo dicht getikt als de traditionele variant, met formulieren en afvinklijstjes. Dat vergt vertrouwen vanuit HR naar de managers en medewerkers. Daarnaast hebben medewerkers vertrouwen van managers nodig om te kunnen bespreken wat ze graag willen ontwikkelen. Ook een manager heeft vertrouwen van een medewerker nodig, bijvoorbeeld om het anders te doen. Of als het in het begin niet even goed gaat, dat het in de loop van tijd beter wordt.

Herinner je je nog die vraag waar we het hiervoor over hadden? ‘Doen we de goede dingen?’ in plaats van ‘Doen we de dingen goed?’. In de moderne Performance Management Cyclus staan we regelmatig stil bij de organisatiedoelen. De vraag die daarbij centraal staat is of we die nog genoeg dienen. Want uiteindelijk zijn we werkzaam bij een organisatie, voor dat ene ultieme doel. Dat is de missie van de organisatie. Dit werkt twee kanten op. De organisatiedoelen geven richting aan de werkzaamheden van de medewerkers. Maar de medewerkers weten soms wel beter dan de directie hoe die strategische doelen behaald kunnen worden.