Het ontwikkelgesprek

Het ontwikkelgesprek kent vele benamingen, denk bijvoorbeeld aan:

• POP-gesprek of Persoonlijk Ontwikkel Plan gesprek
• Planningsgesprek
• Voortgangsgesprek
• Toekomstgesprek

De kenmerken van het ontwikkelgesprek

Al deze gesprekken hebben het volgende met elkaar gemeen:

1. Het  gaat over de toekomst;
2. Inspirerend en positief;
3. Gaat over het doel waar de medewerker naar toe wil en waar hij/zij zelf invloed op heeft;
4. Gaat ook over persoonlijke ontwikkeling
5. De medewerker heeft de regie;
6. De gesprekken worden meestal gekaderd door de organisatiedoelstellingen

Definitie Ontwikkelgesprek

Als definitie van een POP-gesprek of ontwikkelgesprek kan gehanteerd worden: een gesprek waarin manager en medewerker bepreken wat de medewerker als persoonlijke doelen heeft en wat zijn of haar ontwikkelbehoefte is om deze doelen te bereiken, binnen het kader van de ontwikkelnoodzaak en organisatiedoelstellingen. Deze ontwikkelbehoefte wordt vaak vertaald in leerdoelen.

Allereerst gaat een toekomstgesprek niet over het functioneren van de medewerker, daar zijn andere gesprekken voor bedoeld. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het functioneringsgesprek
• Het beoordelingsgesprek
• Een evaluatiegesprek

Deze gesprekken gaan vooral over het verleden en over alles waar de medewerker níet goed in is. Talentontwikkeling staat hierin niet centraal en het gesprek is daardoor weinig motiverend. In het ontwikkelgesprek staat juist centraal hoe de medewerker kan groeien, met behulp van de dingen waar die al (een beetje) goed in is.

Een ontwikkelgesprek hoeft ook niet te gaan over welke training de medewerker gaat volgen. Dit kán een onderdeel zijn van het gesprek, maar het gaat over brede ontwikkelen en niet alleen het volgen van een opleiding of cursus.

Als je het aan een willekeurige manager vraagt krijg je vaak nog wel het antwoord: de medewerker natuurlijk! Toch zie je in de praktijk vaak dat de regie bij de manager komt te liggen. Bijvoorbeeld omdat de leidinggevende vindt dat iemand iets moet ontwikkelen.

En in dat woordje moeten zit nu net de crux: ontwikkelen en leren is amper effectief als het niet uit onszelf komt. We moeten intrinsiek gemotiveerd zijn. Door de medewerker de regie te laten voeren in het ontwikkelgesprek voorkom je dat een medewerker vanuit extrinsieke motivatie ‘ja’ knikt, maar ‘nee’ doet.

Als manager ben je vast bekend met de termen leven lang leren en duurzame inzetbaarheid. Deze termen staan voor een gedachtegoed wat al langere tijd zijn opmars doet: leren en ontwikkelen is niets iets wat je in de eerste jaren van je carrière doet. Als manager spreek je daarom met íedere medewerker op gezette tijden over zijn of haar ontwikkeling.

Er valt onderscheid te maken tussen een formeel en een informeel ontwikkelgesprek

• Een formeel Plannings- of POP-gesprek: deze hou je zo vaak als dat binnen jouw organisatie is vastgelegd: vaak minimaal eenmaal per jaar. Check daarvoor de gesprekscyclus van jouw organisatie.
• Een informeel ontwikkelgesprek: het gaat als het goed is veel vaker dan één keer per jaar over de ontwikkeling van jouw medewerker. De formele ontwikkelgesprekken krijgen hun opvolging in de informele gesprekken. Daarin kijk je of de medewerker de voorgenomen stappen zet, voldoende tijd neemt voor ontwikkeling en of je bij wilt sturen.

De duur van een planningsgesprek hangt sterk af van de medewerker en het onderwerp. Er zijn wel wat richtlijnen:

• Een medewerker die goed weet wat die wil ontwikkelen en waarom: 30-45 minuten voor het eerste gesprek en 15-20 minuten voor de opvolging. De meeste gesprekken zijn informeel.
• Een medewerker die wel graag wil ontwikkelen, maar niet zo goed weet wat: twee verkennende gesprekken van ongeveer 45-60 minuten, met 30 minuten gesprekken voor de opvolging.
• Een medewerker die niet wil ontwikkelen, maar wat wel gewenst zou zijn: twee tot vier verkennende gesprekken van ongeveer 45-60 minuten, met minimaal drie opvolgingsgesprekken van 30-45 minuten.

Het beste ontwikkelgesprek is een natuurlijk gesprek, waarbij de medewerker centraal staat. Er is geen ‘one size fits all’. Toch kun je een aantal onderwerpen herkennen die in ieder POP-gesprek terug komen, in diverse volgordes:

1. Waar wil een medewerker naar toe? Wat is zijn/haar doel?
2. Wat is er nodig om daar te komen?
3. Wat is daarin de eerste stap?
4. Het actieplan: welke ontwikkelactiviteiten gaat de medewerker ondernemen?

Wil je graag wat extra houvast voor tijdens het ontwikkelgesprek? Download dan hier ons formulier ontwikkelgesprek.

Natuurlijk wordt er een verslag gemaakt van het gesprek. Al is het maar om te checken of je elkaar goed hebt begrepen. Vaak noemen we dit verslag het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). Het belangrijkste doel van het verslag is om op regelmatige basis terug te kunnen komen op de onderwerpen en gemaakte afspraken.

Wat leg je vast?

Aan het begin van het gesprek spreek je af wie het verslag maakt. Het verslag kent in ieder geval het doel van de medewerker, wat hij/zij nog nodig heeft om daarin te ontwikkelen en de ontwikkelactiviteiten die hij/zij gaat ondernemen om daar te komen. Dat hoeft echt niet allemaal SMART geformuleerd te zijn, maar zorg wel dat het concreet genoeg is. Als een medewerker niet concreet kan maken wat die gaat doen, dan is de kans groot dat er niets gaat gebeuren.

Steeds meer zie je dat organisaties hun gesprekscyclus aanpassen naar de behoefte van deze tijd. Hierin stappen ze af van gesprekken die gaan over afrekenen (zoals het beoordelingsgesprek of het functioneringsgesprek) en over op gesprekken zoals het ontwikkelgesprek. Niet voor niets, want waarom zou je een demotiverend gesprek voeren als medewerkers juist meer behoefte hebben aan ontwikkelmogelijkheden?