Van ‘te druk’ naar ‘focus’ als L&D team

Ook dit jaar hebben we het weer vaak gehoord, in allerlei verschillende varianten: ik heb het te druk. Te druk om me met de toekomst van m’n team bezig te houden, om een opleiding te volgen, om stil te staan, etc. Nu zijn er tientallen zo niet honderden boeken geschreven om je bij dit probleem te helpen. Maar wat doe je als je het als team structureel te druk hebt?

Zelf heb ik het geluk gehad om in 2018 een aantal L&D teams te mogen begeleiden die door de structurele drukte zich niet meer konden focussen op de toekomst en hun strategie. In dit artikel deel ik drie tips voor L&D teams die ook van ‘te druk’ naar ‘focus’ willen in 2019. Tips die niet teveel tijd kosten en je direct kunt uitvoeren. Wil je het serieuzer aanpakken? Klik dan hier om een afspraak in te plannen.

Het probleem

Activiteiten om de toekomst en strategie van L&D vorm te geven zijn makkelijk uit te stellen. Dit komt doordat er geen concrete deadline is en omdat er nog geen concrete werkzaamheden zijn. Eerst moet er namelijk nog denkwerk gedaan worden: waar willen we naar toe in 2019? Dit soort ´vage´ werkzaamheden leggen het vaak af tegen volle mailboxen en rinkelende telefoons.

Het probleem van het blijven uitstellen is dat je continuïteit in gevaar komt. Iedere organisatie weet het inmiddels wel: als je niet bezig bent met de toekomst, maar alleen focust op de waan van de dag, dan lig je er op den duur uit. Dit geldt ook voor jullie als afdeling. Misschien kun je niet failliet gaan, maar de organisatie kan wel – ongewenst – ingrijpen in het team, of je teamleden houden er zelf mee op. Want als je te lang bezig bent met de waan van de dag, als je te lang te druk bent, dan betaal je daar een prijs voor. Tijd dus om aan de slag te gaan en zelf de handen aan het stuur te houden.

Oplossingen & tips

Als je team te druk is, dan kun je globaal drie oplossingsrichtingen in slaan. Vaak is een combinatie het meest effectief. Per oplossing deel ik een tip én een variant daarop.

1. Neem de processen onder de loep.

Hoe effectief en efficiënt je ook te werk gaat, er is altijd winst te behalen door processen effectiever in te richten.

Tip: noteer van iedere medewerker de drie grootste energievreters. Wat is de gemene deler? Pak de grootste energievreter aan door het proces aan te passen: hoe kunnen we dit proces vereenvoudigen? Brainstorm minimaal een half uur met elkaar en werk drie ideeën verder uit.

Variant: vraag het de buitenwereld! Post bijvoorbeeld een bericht op LinkedIn en leg je situatie voor. Hoe zouden andere L&D professionals dit oppakken?

2. Neem het teamgedrag onder de loep.

Als mens zijn we geneigd om ons te focussen op korte termijn activiteiten en kiezen we vaak de veilige weg. Het beantwoorden van je email is veiliger dan het uitdokteren van een plan voor bijvoorbeeld meer zichtbaarheid.

Tip: maak de toekomst een korte termijn doel en concreet. Hoe? Neem 10 minuten de tijd om een teamdoel voor deze maand te bedenken. Zet deze op de email en bespreek aan het einde van de week met het team wat ieder individu:

• Heeft gedaan om dit doel te verwezenlijken
• De komende week gaat doen om dit doel te verwezenlijken

Variant: vraag je teamleden om de komende maandagochtend vóór het aanzetten van de computer zichzelf op te sluiten in een ruimte waar ze alleen zijn, om de volgende vraag te beantwoorden: wat als ik nu één ding kon veranderen in mijn werk, wat zou dat dan zijn? Bespreek in de teammeeting vervolgens de twee bovenstaande vragen.

3.Neem de externe verwachtingen onder de loep.

De organisatie heeft bepaalde verwachtingen van het L&D team. Terwijl die niet altijd hoeven te kloppen. Deze verwachtingen houden de huidige werkzaamheden van het team vaak in stand, terwijl het team zich ook kan inzetten om deze verwachtingen positief om te vormen.

Tip: schrijf op een groot whiteboard aan de linkerkant de verwachting die de organisatie van de L&D afdeling heeft. Schrijf aan de andere kant de verwachting die jij zou wensen. Praat vervolgens met het team over het eerste stapje: waaraan zou je zien dat de verwachtingen op een positieve manier ontwikkelen? Wat zijn de eerste signalen? Laat ieder teamlid één actie bedenken die hij of zij in een half uur kan uitvoeren om hier een bijdrage in te leveren.

Variant: Stuur een (korte) vragenlijst uit in de organisatie en vraag het de mensen zelf. Hou deze echt kort en vraag alleen wat je wilt weten:

• Wat zijn momenteel jouw verwachtingen van de L&D afdeling?
• Wat zou je in de toekomst méér willen zien van de L&D afdeling?
• Wat zou je in de toekomst minder willen zien van de L&D afdeling?

Serieus hiermee aan de slag in 2019?

Wil jij serieuzer aan de slag met dit thema? Schroom dan niet en neem hier contact op voor een afspraak. We bespreken samen hoe het team weer lucht gaat krijgt. Zodat je op korte termijn weer een positief en energiek team hebt.

Tip: maak de afspraak nog in januari, zodat je de korting van 20% niet mis loopt. Klik hier voor meer informatie.