VHZ Groep: ontwikkelgesprekken in een productiebedrijf

• Ontwikkelgesprekken in een productie-omgeving
• Vliegende start creëren voor de nieuwe gesprekcyclus
• Uitdagend trainingsschema gebaseerd op doorgang productie met twee- en drie ploegendiensten

De VHZ Groep wilde de overstap maken van  beoordelen naar ontwikkelen en groei. Het jaarlijkse beoordelingsgesprek werd daarom vervangen door een moderne gesprekscyclus bestaande uit twee ontwikkelgesprekken.

Anita: “We wilden af van de jaarlijkse beoordelingsgesprekken waarbij vooral de leidinggevenden de inhoud van het gesprek bepaalden. In die gesprekken werd naast het salaris voornamelijk besproken wat er niet goed ging.” Johan: “Het gesprek was eigenlijk een verklaring van het salaris. Je was beoordeeld en deze beoordeling gaf aan wat er met je salaris ging gebeuren.”

Zonde, want de VHZ Groep wil groeien. Er werd besloten te investeren in ontwikkeling. “In 2021 hebben we de ontwikkelgesprekken in het leven geroepen. Een nieuwe manier van gesprekken voeren, gericht op ontwikkeling en de toekomst”, vertelt Anita. “Groeien als organisatie en als groep kan alleen als onze medewerkers meegroeien. We willen investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers en ze daarmee perspectief bieden. Het hebben van perspectief draagt bij aan de motivatie.”

Anita: “We hebben zelf een nieuwe gesprekscyclus ontworpen. We zijn van één beoordelingsgesprek per jaar, overgestapt naar 2 gesprekken waarin de focus veel meer ligt op de toekomst en de dialoog. Ook het weghalen van het salariscomponent was van grote invloed op het gesprek. We zijn op zoek gegaan naar een partij die onze leidinggevenden kon leren hoe ze deze nieuwe gesprekken het beste konden voeren. We zochten een partij die ons kon helpen bij het laten zien van de meerwaarde van een ontwikkelgesprek ten opzichte van een beoordelingsgesprek.” Met ontwikkelgesprekken als ‘core business’ bleek The People Skillz Company de juiste partij.

The People Skillz Company stelde voor om ook de andere medewerkers (van kantoor- tot productiemedewerkers) te begeleiden via inspiratiesessies. Zo zouden ook zij beter weten wat te verwachten van de nieuwe gesprekscyclus en hoe zij zich hierop kunnen voorbereiden.  Zo pakken ze zelf de regie van hun ontwikkeling. Johan: “Het advies van The People Skillz Company om alle medewerkers mee te nemen in de inspiratiesessie was een hele goede suggestie. Het gesprek was voor de medewerkers tenslotte ook nieuw. Zo verdween het salariscomponent bijvoorbeeld uit de gesprekken. In eerste instantie waren de medewerkers heel sceptisch. ‘Wat moeten wij hiermee?’, dacht men.”

Wat een training voor zo’n 40 man zou zijn, werd een training voor circa 350 medewerkers. Er werden maar liefst dertig trainingsdagen ingepland, verdeeld over vijf trainers. Anita: “We werken in ploegendiensten. Het was dan ook een hele klus om de trainingen onder werktijd in te plannen. Annet van The People Skillz Company heeft zich daarin vastgebeten. Ze bleek sterk in het meedenken en zag oplossingen in plaats van problemen.” De trainingen vonden plaats op drie verschillende locaties. Er werd gewerkt met kleine groepen. Anita: “Voor de meeste leidinggevenden bevatte de training veel eyeopeners. Uiteraard zijn er altijd leidinggevenden die al ervaring hebben opgedaan met soortgelijke gesprekken bij een vorige werkgever. Zij konden hun ervaringen meegeven tijdens de training.” “Voor de meeste medewerkers was het concept Ontwikkelgesprek nieuw. De inspiratiesessies zijn door verreweg de meeste medewerkers als positief ervaren”, zo vertelt Johan.

De variatie binnen de trainingsgroepen zorgden hier en daar voor een uitdaging tijdens trainingsdagen. Waar de ene leidinggevende voor het eerst kennismaakte met het fenomeen ontwikkelgesprekken, had de ander al jaren praktijkervaring. Bij de overige medewerkers waren er verschillen op het gebied van achtergrond, reflectieniveau, opleidingsniveau en taalniveau. Anita: “De verschillen tussen de deelnemers maakten het lastig, ook voor de trainers. Voor de een ging het te langzaam, voor de ander te snel. Dat is echt iets dat we andere bedrijven willen meegeven: probeer als het kan medewerkers met dezelfde basis, achtergrond en ervaring bij elkaar te zetten. In ons geval wist The People Skillz Company dit deels op te lossen door mensen die al veel wisten over het onderwerp de anderen te laten helpen.”

Anita: “De training van The People Skillz Company heeft ons een vliegende start gegeven. Het advies om niet alleen de leidinggevenden te trainen zorgt ervoor dat we nu op een punt staan waar we anders pas over een paar jaar hadden gestaan. Onze medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en hoe een ontwikkelgesprek eruit ziet.” Johan: “Ondanks eerdere twijfels zijn de meeste verhalen over de training positief.”

Anita: “De vervolgstap ligt bij de leidinggevenden. Die moeten de ontwikkelgesprekken nu gaan voeren. Anders zakt de kennis weer weg.” Inmiddels hebben de eerste ontwikkelgesprekken plaatsgevonden. Johan: “Er zijn toch ook wat oudgedienden die het gewoon goed vinden zoals het nu is. Het is aan de leidinggevenden om deze medewerkers te begeleiden in het gesprek. Door de handvatten die ze tijdens de training hebben gekregen kunnen ze dit.” Anita: “Er volgt nog een dagdeel training voor leidinggevenden die daar behoefte aan hebben. Tijdens deze training kunnen ze hun ervaringen delen en bespreken wat er goed ging en waar nog verbeterpunten liggen. Ook ontwikkelgesprekken waar ze tegenop zien kunnen tijdens dit terugkom-dagdeel worden besproken.”